O volume de trabalho exige uma atenção maior para evitar possíveis falhas que podem provocar atrasos e até custar a perda de clientes, não é mesmo?
Por isso, além de utilizar ferramentas modernas, você precisa entender a importância de usar um gerenciador de processos para otimizar o trabalho e aumentar a produtividade do seu escritório ou departamento jurídico.
Por mais que você seja uma pessoa organizada, é importante contar com o auxílio de um software gerenciador de tarefas, a fim de listar todas as atividades que precisam ser realizadas, além de definir a ordem de prioridade entre elas.
Vale destacar que qualquer um pode ter um dia atribulado e se esquecer de alguma tarefa importante, interferindo no bom funcionamento do escritório e também fora do ambiente corporativo. Eis, então, a necessidade de utilizar um gerenciador de tarefas.
Mas, afinal de contas, para que serve mesmo um gerenciador de tarefas?
A principal característica atribuída a um software ou aplicativo de gerenciamento de tarefas é impedir ou evitar que alguma atividade relevante seja esquecida, acarretando em acúmulo de trabalho, além de gerar problemas com os clientes.
Saber administrar o tempo com mais assertividade é fundamental, especialmente quando se passa horas em frente à tela de um computador, abrindo e-mail, respondendo mensagens em aplicativos de chat e acabar se perdendo na sua lista de tarefas a concluir.
É neste momento que um sistema informatizado faz toda a diferença, servindo de lembrete para as atividades e prazos a serem executados. Agora, confira 10 dicas de como usar um gerenciador de tarefas.
1) Faça a escolha o gerenciador de tarefas ideal
Existem muitos softwares e aplicativos dedicados ao gerenciamento de tarefas, por isso, a primeira dica é pesquisar sobre qual atenderá melhor suas necessidades, ajustando-se às equipes e parceiros, por exemplo, permitindo o compartilhamento de tarefas, entre outros aspectos. Lembre-se de verificar se a interface é fácil para todos os usuários.
2) Tenha um sistema de prioridades
Uma das grandes vantagens de se trabalhar com um gerenciador de tarefas é de poder definir critérios para as atividades, ou seja, destacando as que são mais urgentes e quais podem ser prorrogadas.
3) Verifique os alertas de conclusão de tarefas
Trabalhos em equipe se tornam mais práticos quando há o registro de alertas, para que os demais envolvidos na atividade deem sequência aos processos de forma mais assertiva. Isso economiza tempo e otimiza o trabalho de todos os colaboradores.
4) Adote um gerenciador multiplataformas
Os smartphones são muito usados como ferramenta de trabalho atualmente e contar com um gerenciador de tarefas que opere tanto no aparelho móvel quanto no desktop é imprescindível, não é mesmo?
5) Use como motivação
Ter uma pauta lotada pode ser desafiador e causar até certo desanimo, mas ao colocar em destaque as tarefas concluídas faz com que a pessoa tenha mais disposição e energia para continuar produzindo.
6) Antecipe o planejamento do dia seguinte
O gerenciador de tarefas ajuda a manter um hábito de antecipação às tarefas e isso evita atrasos ou sobrecarga de trabalho em razão de algum projeto que ficou esquecido.
7) Agilize a organização de arquivos e documentos
Os gerenciadores possuem sistemas eficazes para armazenar e organizar arquivos e documentos sobre determinada tarefa, tornando mais fácil o acesso aos dados de um projeto durante a sua realização.
8) Garanta as atualizações constantes do gerenciador
É essencial realizar as atualizações do seu gerenciador de tarefas para tirar o máximo de proveito dele. Verifique sempre na barra de status se há algum download disponível para melhorá-lo.
9) Simplifique sua vida pessoal
Em alguns momentos, o dia parece não ter horas suficientes para realizar todas as tarefas, incluindo as atividades pessoais. Ter um gerenciador de tarefas pode melhorar sua qualidade de vida, cumprindo seus compromissos com familiares e amigos. Mantenha atenção ao verificar as abas para perder o foco nas tarefas.
10) Aproveite melhor seu tempo livre
Ao usar um gerenciador de tarefas, você começa a ter mais tempo livre e isso reflete na produtividade. Por isso, adotar um sistema de gerenciamento informatizado é tirar o acúmulo de tarefa da sua pauta e aproveitá-lo como quiser, não é mesmo?
E aí, agora que você já sabe melhor sobre o que um gerenciador de tarefa é capaz de fazer, que tal conhecer melhor o Legale Web e se surpreender com o que ele pode melhorar na sua jornada e na de seus colaboradores.
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