Muitas vezes você nem nota, mas com o passar dos tempos, o seu escritório mais se parece com uma biblioteca de tantos papéis que vão se acumulando em pastas, gavetas e armários. Além de esteticamente causar um impacto negativo, toda essa papelada pode render dores de cabeça, já que nem sempre são armazenados em locais apropriados e podem ser descartados. Mas o que fazer para resolver isso?
Nesta matéria, você encontrará a resposta que precisa para tomar a melhor decisão e tirar toda essa pilha de papéis da sua frente de uma vez por todas. Uma solução para isso é migrar para a digitalização de documentos, pois elimina a necessidade de armazenar tantos documentos em espaços físicos.
Apesar de ter que dedicar um tempo à digitalização desses documentos, o resultado é positivo a longo prazo, tendo em vista a disponibilidade de poder acessar esses arquivos remotamente e a qualquer hora.
Todo esse processo de digitalização vai promover uma transformação em seu escritório, eliminando armários que ocupam muito espaço, além de reduzir despesas com a compra ou locação de espaços maiores para abrigar esses documentos.
Claro, mesmo com a digitalização dos documentos, é preciso certificar que esses materiais estejam protegidos, já que o furto de computadores e de dados é cada vez mais frequente hoje em dia. Fora isso, muitos escritórios não investem no armazenamento de dados na nuvem, além de não fazerem backups em servidores confiáveis.
Mas como acabar com a papelada do seu escritório de advocacia?
Além de digitalizar os arquivos, o gestor deve investir no backup desses dados em uma nuvem, o que torna o trabalho mais seguro e produtivo, já que o acesso pode ser realizado em qualquer lugar pela internet.
Entretanto, há uma segurança maior que garante a proteção dos dados sem riscos de falhas ou furtos, por exemplo. Esse tipo de serviço está disponível por meio de ferramentas de gerenciamento de arquivos, os quais não são instalados no seu PC.
O acesso remoto é uma das grandes vantagens, assim como já ocorre com os usuários do Legale Web que têm acesso aos dados 24 horas por dia, 7 dias na semana. Todos os dados precisam de login e senha para serem acessados, além de outros sistemas de segurança que impedem o ataque às informações sigilosas ou demais arquivos.
A transformação digital tem aumentado a produtividade, além de evitar brechas que permitam o roubo de informações. Sem dúvidas, evoluir é uma necessidade nos tempos atuais, pois é sinal de eficiência e agrega valor à reputação do seu escritório.
E você, ainda guarda aquela pilha de pastas com documentos ou já entrou de vez na era digital? Com o Legale Web, o seu escritório vai estar um passo à frente para oferecer serviços com maior valor agregado aos clientes.
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